Expertise im Fokus: Effizientes Inbetriebnahmemanagement – Damit Gebäude von Anfang an funktionieren

1. Was versteht man unter Inbetriebnahmemanagement (IBM) nach VDI 6039?

Das Inbetriebnahmemanagement ist im Allgemeinen ein Prozess, der sich auf die vollständige Inbetriebnahme der technischen Anlagen eines Gebäudes bezieht. Es geht um eine Betrachtung der Gesamtfunktionalität des Gebäudes, vor allem dann, wenn ein hoher Technisierungsgrad vorhanden ist. Dies geschieht gewerkeübergreifend, damit am Ende der Bauphase das Gebäude in seiner Gänze funktioniert.

Man kann auch sagen, dass das Inbetriebnahmemanagement die Lücke zwischen der klassischen fachtechnischen Abnahme und der Inbetriebnahme der Einzelanlagen hin zu einer gesamtheitlichen Inbetriebnahme und Optimierung des gesamten Objekts schließt. Die VDI 6039 ist eine der entsprechenden Richtlinien, die diesen gesamten Prozess definiert.

2. Welchen Mehrwert bietet ein strukturiertes Inbetriebnahmemanagement und welche typischen Fehlerquellen werden dadurch vermieden?

Der größte Mehrwert liegt in der ganzheitlichen Betrachtung des gesamten Gebäudes – ab dem ersten Tag unserer Einbindung und über die Bauphase hinaus. Der Fokus liegt dabei auf dem späteren operativen Betrieb. Anders als bei einer klassischen Einzelvergabe schaut jedes Gewerk und jeder Fachplaner primär auf seinen eigenen Leistungsbereich. Es sei dabei jedoch hervorzuheben, dass ein professionelles IBM keine Fachplanerleistung ersetzt, sondern durch eine Gesamtbetrachtung den ergänzt und koordiniert.

Dadurch werden typische Fehlerquellen vermieden, die etwa entstehen, wenn aus Zeitdruck eine Anlage zunächst angeschlossen wird, obwohl später noch Nacharbeiten, zum Beispiel durch den Elektriker, notwendig sind. Solche Lücken werden häufig erst sichtbar, wenn wirklich jedes Gewerk fertiggestellt ist und das Gebäude ganzheitlich geprüft wird.

Das Inbetriebnahmemanagement führt dabei zu einer strukturierteren Mängelverfolgung und Funktionsprüfung, unter anderem durch koordinierte Funktions- und Lasttests des gesamten Gebäudes. Die Ergebnisse sind nicht nur weniger Mängel, sondern auch besser eingestellte Anlagen, eine Reduzierung und Überwachung der Energieverbräuche sowie ein strukturierterer Ablauf vor der Übergabe. Durch die frühzeitige Einbindung von Nutzer und Betreiber wissen diese zudem von Anfang an genau, welches Gebäude sie übernehmen und wie es funktioniert.

3. In welcher Projektphase sollte das Inbetriebnahmemanagement idealerweise integriert werden, um den größten Nutzen zu erzielen?

Den größten Nutzen und Einfluss auf die Planung haben wir, wenn wir bereits ab der Leistungsphase zwei involviert sind, also sehr früh im Projekt. Das ist immer wünschenswert, weil wir dann schon bei der Planung mitwirken und aus Betriebssicht u.a. einen sogenannten FM-Check, also einen Facility-Management-Check, ausführen. Dabei erkannte Auffälligkeiten können mit den Fachplanern abgestimmt und notwendige Anpassungen in den darauffolgenden Planungsphasen umgesetzt werden.

So können wir frühzeitig Empfehlungen geben, etwa zu Wartungsfreundlichkeit, Zugänglichkeit und Austauschbarkeit von Komponenten. Ein einfaches Beispiel: Ist es in einem kleinen Technikraum überhaupt möglich, ein Heizregister aus einer Lüftungsanlage auszubauen und wieder einzubringen, ohne die komplette Anlage demontieren zu müssen? Solche vermeintlich einfachen Aspekte können im späteren Betrieb zu erheblichen Mehrkosten führen.

Es geht also nicht nur um die reine Anlagentechnik, sondern auch um den späteren Betrieb. Je früher wir in einem Projekt involviert sind, desto eher können wir Einfluss nehmen und Lösungen umsetzen, ohne dadurch höhere Kosten zu verursachen. Werden solche Themen erst später erkannt, führt dies in den meisten Fällen zu Mehrkosten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die frühzeitige Einbindung vor der Vergabe an die ausführenden Firmen. So können die Fachplaner relevante Leistungen bereits in der Ausschreibung berücksichtigen. Auch die ausführenden Firmen müssen u.a. durch die Einbindung der gewerkeübergreifenden Inbetriebnahmetätigkeiten, unsere Mitwirkung im Projekt und den Probebetrieb zusätzliche Präsenzzeiten einplanen. Wird dies bereits in der Planungsphase berücksichtigt und entsprechend ausgeschrieben, lassen sich spätere Nachträge diesbezüglich vermeiden.

4. Wie gestaltet sich die Arbeit an den Schnittstellen zwischen den verschiedenen Gewerken in der Praxis?

Das Schnittstellenmanagement ist ein wichtiger Aspekt unserer Arbeit. Eine Herausforderung kann dabei auch das Thema Akzeptanz sein. Nicht jeder Fachplaner und nicht jeder Ausführende hat sofort Verständnis, warum zusätzlich ein Unternehmen wie SOCOTEC Building Solutions eingebunden ist und ein Inbetriebnahmemanagement durchgeführt werden soll, schließlich wissen die Fachgewerke, wie die eigenen Anlagen in Betrieb genommen werden.

Hier ist es unsere Aufgabe, Verständnis zu schaffen. Auch wenn der Bauherr als Auftraggeber bereits weiß, dass ein Inbetriebnahmemanagement für ein komplexes Gebäude notwendig ist, heißt das nicht automatisch, dass diese Akzeptanz bei allen Projektbeteiligten ebenso vorhanden ist.

Deshalb ist es wichtig, Ausführende und Fachplaner frühzeitig einzubinden, damit gegenseitiges Verständnis und Akzeptanz entsteht und der Mehrwert des Inbetriebnahmemanagements für das Gebäude gemeinsam generiert werden kann. Es geht hier vor allem um Information und Kommunikation. Deshalb verknüpfen wir das Thema Schnittstellen eng mit der Kommunikation zwischen Bauherrn, Nutzer, Ausführenden und weiteren Baubeteiligten und binden beispielsweise auch das Energiemonitoring mit ein.

Das Energiemonitoring ist eine zusätzliche Leistung, die dazu beiträgt, dass das Gebäude später energetisch optimierbar ist, wenn ein technisches Monitoring-Konzept von Anfang an berücksichtigt wird. Hier ergeben sich verschiedene weitere Schnittstellen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die inzwischen sehr enge Schnittstelle zum Thema Gebäudezertifizierung, egal ob Neubau oder Bestand. Es gibt zahlreiche Zertifizierungssysteme, die ab einem gewissen Erfüllungsgrad das Vorhandensein eines Inbetriebnahmemanagements beziehungsweise -konzeptes und teilweise auch eines technischen Monitoring-Konzeptes verpflichtend vorschreiben, damit eine Zertifizierung nach dem jeweiligen Standard überhaupt ausgesprochen werden kann.

Ein Beispiel dafür ist die DGNB Platin Zertifizierung: Diesen Standard erreicht man nur, wenn ein Inbetriebnahmekonzept vorliegt, da dieses dort ein verpflichtendes Kriterium ist. In für die DGNB-Platin-Zertifizierung ist das Vorhandensein des Inbetriebnahmekonzeptes eine Mindestanforderung, ohne die der Plantin Status nicht erreicht werden kann.

Die verschiedenen Zertifizierungssysteme stellen dabei teilweise unterschiedliche Ansprüche, was auch den Leistungsinhalt verändert, da manche Systeme tiefer ins Detail gehen oder anderweitige Nachweise verlangt werden. Daraus ergibt sich wiederum eine starke Schnittstelle zum Betrieb, da vielfach zusätzlich zum Inbetriebnahmekonzept weiterführende Punkte mit Auswirkungen auf den Betrieb in den Zertifizierungssystemen gefordert werden.

Dabei können wir durch unsere Fachexpertise in Verbindung mit der FM-Beratung zusätzlich unterstützen, beispielsweise durch die Erstellung von Nutzer- und Betreiberhandbüchern, die dem späteren Betreiber die Nutzung erleichtern und einen besseren Überblick über die vorhandenen technischen Anlagen und deren Funktionsweisen verschaffen.

Auch hier gibt es also viele Schnittstellen aus den Zertifizierungen und zum späteren operativen Betrieb. Deshalb betrachten wir bei SOCOTEC das Inbetriebnahmemanagement auch aus dem Fachbereich FM-Consulting heraus.

5. Welche wirtschaftlichen Potenziale kann ein professionelles Inbetriebnahmemanagement konkret ausschöpfen?

Wirtschaftliche Potenziale ergeben sich vor allem aus der gewerkeübergreifenden ganzheitlichen Betrachtung und der daraus resultierenden Reduzierung von Mängeln. Alles, was frühzeitig als Mangel erkannt wird, führt nicht zu einer späteren, aufwendigeren Mängelverfolgung. Auch die frühzeitige Einbindung des Betreibers spielt eine Rolle. Der Betreiber verfügt dadurch über mehr Informationen und es entstehen weniger Informationsverluste, welche andernfalls zu einem wirtschaftlichen Schaden führen könnten, etwa wenn Komponenten unnötig ausgetauscht werden, weil keine strukturierte Übergabe stattgefunden hat.

Auch die Energieoptimierung stellt immer ein wirtschaftliches Potenzial dar, ebenso wie die Ressourcenbetrachtung. Funktioniert das Gebäude durch das Inbetriebnahmemanagement von Anfang an vollständig bestimmungsgemäß, entsteht beispielsweise für den Betreiber auch weniger Aufwand und damit weniger Personalkosten bei der Übernahme. Ein optimierter Ablauf kann zudem den Bauablauf zeitlich positiv beeinflussen.

Allerdings kommen auch zusätzliche Leistungen hinzu, etwa ein Probebetrieb über ca. zwei bis vier Wochen, der möglichst störungsfrei durchlaufen soll. In diesem Zeitraum können weitere Bauarbeiten nur eingeschränkt oder gar nicht stattfinden und die SV-Prüfungen müssen abgeschlossen sein, damit ein störungsfreier Zeitraum geprüft werden kann. Das bedeutet zwar theoretisch eine Zeitverlängerung, dafür erhält man aber einen besseren Überblick und die Bestätigung, dass das Gebäude im Automatikbetrieb und in den verschiedenen Betriebszuständen störungsfrei läuft.

5+1. Welche Rolle spielen Energieeffizienz, Nachhaltigkeit und Digitalisierung für die Zukunft des Inbetriebnahmemanagements?

Aus meiner Sicht werden solche Systeme in Zukunft deutlich an Bedeutung gewinnen. Die Ergebnisse zeigen bereits heute, dass sich mit prädiktiven, KI-gestützten Regelungen konkrete wirtschaftliche Vorteile realisieren lassen, und das auf Basis vergleichsweise moderater Strompreisschwankungen. Mit dem weiteren Ausbau erneuerbarer Energien ist jedoch davon auszugehen, dass diese Schwankungen künftig deutlich zunehmen werden. Dadurch steigt auch das Potenzial, solche Systeme gezielt zur Optimierung einzusetzen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die zunehmende Verfügbarkeit von Daten. In der Gebäudetechnik liegen heute bereits große Mengen an Betriebsdaten vor, die bislang oft nicht konsequent genutzt werden. KI bietet hier die Möglichkeit, diese Daten systematisch auszuwerten und für den Betrieb nutzbar zu machen.

Auch technisch ist noch viel Entwicklung möglich. KI kann künftig nicht nur für Prognosen eingesetzt werden, sondern verstärkt auch bei der eigentlichen Regelungsstrategie unterstützen, etwa bei der Auswahl optimaler Betriebszeitpunkte. Der Ansatz lässt sich grundsätzlich auf viele weitere Bereiche der Gebäudetechnik übertragen.

Gleichzeitig braucht es einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Thema. KI ist für viele noch mit Unsicherheiten verbunden, etwa in Bezug auf Transparenz, Datenverarbeitung und Kontrolle. Umso wichtiger ist es, solche Systeme fachlich zu begleiten und nachvollziehbar einzusetzen. Dann können sie einen echten Beitrag zu einem effizienteren und zukunftsfähigen Gebäudebetrieb leisten.

Quelle Bilder: SOCOTEC Building Solutions